Commentaires sur : Optimiser la circulation de l’information dans un projet grâce au lean

Par : jozzy-online

jozzy-online — Mon, 01 Mar 2010 23:42:45 +0000

Merci pour cette information interessante

Par : Mathieu Laferrière

Mathieu Laferrière — Fri, 15 Jan 2010 13:14:35 +0000

Par rapport au « régime normal », c’est une chose. En période de crise, c’est carrément l’enfer. J’ai connu des projets où, pour reprendre le contrôle, il a fallu désigner un point d’entrée/sortie pour l’information.

Pour les néophytes, un kanban est un mot japonais qui signifie « signal », la majorité du temps visuel. Devons-nous matérialiser l’information ou changer nos façons de faire ?

Je ne peux pas dire si l’entreprise 2.0 pourra instaurer de bonne pratiques. En fait, est-ce que c’est à ce niveau ou tout simplement au niveau des gens qu’il faut travailler ?

Trop de questions pour un vendredi matin, mais je vais y penser et, qui sait, peut-être faire une suite à ce sujet.

Par : pmeance

pmeance — Fri, 15 Jan 2010 07:27:33 +0000

Bonjour Mathieu,
Merci d'aborder ce sujet. En complément à ce qui est dit plus haut, j'ajouterais que quand on parle de lean, on ne peut pas éviter de parler de flux.
Je crois qu'il faut se rapporter au kanban: s'assurer de la capacité du récepteur à traiter l'information en "régime normal" est indispensable pour une circulation efficace du flux d'information, ce que ne fait pas le mail naturellement, mais ce que ne font pas non plus les outils collaboratifs.
Alors, l'entreprise 2.0 saura-t-elle installer les bonnes pratiques de "kanban immatériel" ?

Par : Mathieu Laferrière

Mathieu Laferrière — Thu, 14 Jan 2010 12:49:43 +0000

@kinaze
Tu as entièrement raison et ta question est très pertinente. Je n’ai pas voulu aller autant en profondeur dans un premier temps – les commentaires sont là pour ça :)

La valeur de l’information est variable d’une personne à l’autre

Si on divise l’information en 3 catégories de valeur, on pourrait se retrouver avec:

1-inutile
2-selon les gens (variable d’une personne à une autre)
3-utile

Déjà, si on peut éliminer le 1 et identifier le 3, une bonne partie du travail serait faite. Ce que je veux dire, c’est que chaque personne reçoit l’information brute et doit l’analyser au complet. Si on pouvait créer un processus et utiliser des outils qui décortiquent à l’entrée l’information, au fur et à mesure que les gens la traitent, elle s’éliminerait ou se bonifierait. En mettant les meilleurs et les plus rapides au début, c’est l’ensemble qui s’améliore.

Mais au départ, si les gens apprenaient à mieux présenter l’information, à utiliser les bons canaux, à inclure les bonnes personnes, etc., les organisations s’en porteraient mieux.

Wikis et outils de collaboration

Évidemment, ça peut être lourd – comme tout changement. Souvent, ça l’est parce qu’on essaie de tout faire avec un seul outil, alors que chacun à ses forces. Et ça demande une certaine rigueur parce que ce n’est pas « naturel ». Il faut penser « réponse à un besoin » plutôt que « utiliser un outil ».

Les wikis sont utiles pour concentrer, répertorier et bonifier l’information de type globale (meilleures pratiques, données préliminaires, …).

Les outils de collaboration comme BaseCamp sont utiles pour concentrer, répertorier et suivre l’information sur l’avancement d’un projet (tâches, statut, …).

Je ne crois pas que nous ayons à ce jour l’intégration parfaite de ces outils dans un tableau de bord centralisé.

Par : kinaze

kinaze — Wed, 13 Jan 2010 21:36:18 +0000

Les techniques de filtrage que tu proposes sont très pertinentes, surtout dans une économie digitale où l’information arrive de partout en même temps, souvent en temps réel. Ta réflexion sous-tend cependant une question primordiale : comment détermine-t-on ce qui doit être éliminé ? Qu’est-ce qui est utile à un projet et qu’est-ce qui lui est non-nécessaire ? Est-ce que cette définition vaut pour tous les membres de l’équipe, ou bien seulement pour un ou deux des membres de l’équipe? Car ce qui a de la valeur à mes yeux n’en a pas nécessairement pour toi. Si j’en parle, c’est qu’il m’est souvent arrivé, pour des projets Web, qu’un collègue de travail coupe dans le gras de certaines informations, car il ne les jugeait pas pertinentes pour sa fonction – alors qu’elles l’étaient pourtant pour une autre fonction. En ce sens, je me demande jusqu’à quel point il est préférable de centraliser le travail de gestion et de filtrage de l’information. Dans une équipe, une personne doit absolument décider de ce que les autres personnes peuvent ou non ignorer. Un bon gestionnaire d’information permet de hiérarchiser la liberté de filtrage qu’ont les individus qui participent au projet.
D’autre part, je trouve que l’utilisation du wiki est pratique, mais je trouve ça lourd pour la gestion de projet. À mon sens, le wiki est un système de gestion de l’information idéal pour des projets de documentation, mais pas pour des projets de déploiement (créer/maintenir quelque chose). Pour ces projets, j’aime beaucoup mieux utiliser des logiciels de gestion de projet comme Basecamp, où on peut ajouter des notes, des documents, des dates limites directement dans la liste des tâches à effectuer. Des logiciels comme Basecamp permettent de suivre le flux des projets à la manière d’un flux RSS et de concentrer son attention sur les informations qui le « méritent » (commentaire d’un collègue, projet en retard, questions, etc.).

Par : Mathieu Laferrière

Mathieu Laferrière — Wed, 13 Jan 2010 16:20:49 +0000

@Nicolas
Les gens se servent [trop souvent] du CC pour se dé-responsabiliser. Ils veulent informer et ne sont pas conscients de l’effet pervers d’agir ainsi. Bill Jenson, le conférencier de Simplicité, disait que plus de 90% des courriels où nous sommes en CC peuvent être ignorés.

Par : Nicolas (@monentrepreneur)

Nicolas (@monentrepreneur) — Wed, 13 Jan 2010 14:04:46 +0000

Le traitement d'informations est rendu une énorme charge de travail en entreprise et on y passe beaucoup de temps. C'est bien lorsqu'un chargé de projet senior peut déléguer sa boîte de courriel. Le CC peut nous faire perdre tellement de temps. Très intéressant de trouver des alternatives pour gérer toutes ces communications.

Par : Mathieu Laferrière

Mathieu Laferrière — Wed, 13 Jan 2010 13:31:02 +0000

@Gest_Borg
Je t’invite à communiquer avec les gens de la Caisse populaire Desjardins de Farnham, car ils ont présenté un projet semblable au Salon des meilleures pratiques d’affaires 2009: Mise en place d’un processus de gestion intégrée de communication interne et externe. C’est peut-être intéressant pour toi.

Si tu veux, on pourra parler plus en détail du billet au Focus20 jeudi. Je me suis censuré un peu pour justement mettre en application ce que je disais. Straight to the point :) Avec nos échanges, je ferai peut-être un second billet.

Merci pour ton commentaire.

Par : Gestionnaire Borg

Gestionnaire Borg — Wed, 13 Jan 2010 03:19:30 +0000

Bonjour Mathieu,

Ton billet tombe à point nommé puisque je suis présentement en train d'effectuer l'implantation d'un processus intégré de gestion des communications.
Le mois de janvier est dédié à colliger l'ensemble de l'information qui entre, qui circule et qui sort de l'organisation. C'est tout simplement hallucinant de constater la quantité gargantuesque d'informations en circulation. Et là, je ne te parle même pas de la personne qui lit un tweet, une nouvelle ou un article sur Internet.

Une fois l'inventaire construit il nous sera plus facile de créer les règles et les médiums permettant d'optimiser les communications.

En ce sens, tes recommandations me seront fort utiles afin que ces règles et ces médiums de communication apportent une valeur ajoutée et soient plus….LEAN. :)
Merci.
Salutations!