Optimiser la circulation de l’information dans un projet grâce au lean
J’ai fait le lien entre la gestion de projet et le 2.0 dans Gestion de projet 2.0: l’évolution de la gestion de projet. C’est maintenant au tour du lean d’y passer! En fait, je vais tout simplement faire un clin d’œil à la partie information qui transite dans un projet : comment optimiser sa circulation. Cette réflexion fait suite à celle que j’ai eue en rédigeant mon article de vulgarisation sur les réseaux sociaux (lien à suivre) et la formation Simplicité que j’ai suivie en novembre 2009.
Ne vous en faites pas, je n’entrerai pas dans les méandres du lean. Je vais rester en surface et parler de valeur ajoutée et de gaspillage.
L’information n’est pas tout le temps à valeur ajoutée
Chaque fois que quelqu’un lit, analyse, traite, etc. une information, une opération est effectuée. On utilise une fraction de la capacité de la personne ou de l’équipe.
Il y a un pourcentage de chance que celle-ci n’apporte aucune valeur ajoutée (100% gaspillage et perte de temps). Il y a aussi un pourcentage de chance que seulement une partie de l’information soit pertinente.
Au bout du compte, tout ça s’accumule. Si vous êtes la seule personne à la lire, est-ce négligeable ? Et si vous êtes plusieurs ?
Filtrer en tout temps l’information non pertinente
Mon point, c’est que l’information doit être continuellement filtrée pour éviter qu’elle n’engorge inutilement les environnements de travail.
Optimiser la circulation de l’information dans un projet ou par extension dans une entreprise, ça veut dire avant tout s’assurer de stopper à tout instant l’information non-pertinente : elle ne doit pas entrer dans le système. C’est aussi corriger les erreurs et bonifier l’information. Tant qu’à l’avoir « dans les mains », aussi bien en faire quelque chose de bien. Donnez-lui de la valeur, parfois même en l’ignorant.
Règles à suivre (suggestions)
Je suggère donc ces règles à suivre avant de distribuer de l’information:
- Transmettre uniquement les informations à valeur ajoutée – filtrer
- Extraire l’essentiel de l’information – couper le gras et l’inutile
- Corriger l’information et combler les manques
- Bonifier l’information en ajoutant des sources ou des mots clés
Évidemment, les mêmes règles s’appliquent et sont fortement recommandées avant de « créer » de l’information.
Bonus
Je vous suggère d’éviter l’utilisation de la boîte de courriels pour faire circuler l’information. Utilisez plutôt celle-ci pour les actions, questionnements, échanges, etc.
En rassemblant les informations dans un lecteur RSS ou dans un wiki par exemple, vous serez en mesure d’optimiser vos façons de faire et vous ferez gagner du temps à tout le monde. La gestion de votre boîte de courriels sera plus simple et vos priorités seront plus claires.
Dans le lean, on dit:
Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place.
Bonjour Mathieu,
Ton billet tombe à point nommé puisque je suis présentement en train d'effectuer l'implantation d'un processus intégré de gestion des communications.
Le mois de janvier est dédié à colliger l'ensemble de l'information qui entre, qui circule et qui sort de l'organisation. C'est tout simplement hallucinant de constater la quantité gargantuesque d'informations en circulation. Et là, je ne te parle même pas de la personne qui lit un tweet, une nouvelle ou un article sur Internet.
Une fois l'inventaire construit il nous sera plus facile de créer les règles et les médiums permettant d'optimiser les communications.
En ce sens, tes recommandations me seront fort utiles afin que ces règles et ces médiums de communication apportent une valeur ajoutée et soient plus….LEAN. :)
Merci.
Salutations!
@Gest_Borg
Je t’invite à communiquer avec les gens de la Caisse populaire Desjardins de Farnham, car ils ont présenté un projet semblable au Salon des meilleures pratiques d’affaires 2009: Mise en place d’un processus de gestion intégrée de communication interne et externe. C’est peut-être intéressant pour toi.
Si tu veux, on pourra parler plus en détail du billet au Focus20 jeudi. Je me suis censuré un peu pour justement mettre en application ce que je disais. Straight to the point :) Avec nos échanges, je ferai peut-être un second billet.
Merci pour ton commentaire.
Le traitement d'informations est rendu une énorme charge de travail en entreprise et on y passe beaucoup de temps. C'est bien lorsqu'un chargé de projet senior peut déléguer sa boîte de courriel. Le CC peut nous faire perdre tellement de temps. Très intéressant de trouver des alternatives pour gérer toutes ces communications.
@Nicolas
Les gens se servent [trop souvent] du CC pour se dé-responsabiliser. Ils veulent informer et ne sont pas conscients de l’effet pervers d’agir ainsi. Bill Jenson, le conférencier de Simplicité, disait que plus de 90% des courriels où nous sommes en CC peuvent être ignorés.
Les techniques de filtrage que tu proposes sont très pertinentes, surtout dans une économie digitale où l’information arrive de partout en même temps, souvent en temps réel. Ta réflexion sous-tend cependant une question primordiale : comment détermine-t-on ce qui doit être éliminé ? Qu’est-ce qui est utile à un projet et qu’est-ce qui lui est non-nécessaire ? Est-ce que cette définition vaut pour tous les membres de l’équipe, ou bien seulement pour un ou deux des membres de l’équipe? Car ce qui a de la valeur à mes yeux n’en a pas nécessairement pour toi. Si j’en parle, c’est qu’il m’est souvent arrivé, pour des projets Web, qu’un collègue de travail coupe dans le gras de certaines informations, car il ne les jugeait pas pertinentes pour sa fonction – alors qu’elles l’étaient pourtant pour une autre fonction. En ce sens, je me demande jusqu’à quel point il est préférable de centraliser le travail de gestion et de filtrage de l’information. Dans une équipe, une personne doit absolument décider de ce que les autres personnes peuvent ou non ignorer. Un bon gestionnaire d’information permet de hiérarchiser la liberté de filtrage qu’ont les individus qui participent au projet.
D’autre part, je trouve que l’utilisation du wiki est pratique, mais je trouve ça lourd pour la gestion de projet. À mon sens, le wiki est un système de gestion de l’information idéal pour des projets de documentation, mais pas pour des projets de déploiement (créer/maintenir quelque chose). Pour ces projets, j’aime beaucoup mieux utiliser des logiciels de gestion de projet comme Basecamp, où on peut ajouter des notes, des documents, des dates limites directement dans la liste des tâches à effectuer. Des logiciels comme Basecamp permettent de suivre le flux des projets à la manière d’un flux RSS et de concentrer son attention sur les informations qui le « méritent » (commentaire d’un collègue, projet en retard, questions, etc.).
@kinaze
Tu as entièrement raison et ta question est très pertinente. Je n’ai pas voulu aller autant en profondeur dans un premier temps – les commentaires sont là pour ça :)
La valeur de l’information est variable d’une personne à l’autre
Si on divise l’information en 3 catégories de valeur, on pourrait se retrouver avec:
1-inutile
2-selon les gens (variable d’une personne à une autre)
3-utile
Déjà, si on peut éliminer le 1 et identifier le 3, une bonne partie du travail serait faite. Ce que je veux dire, c’est que chaque personne reçoit l’information brute et doit l’analyser au complet. Si on pouvait créer un processus et utiliser des outils qui décortiquent à l’entrée l’information, au fur et à mesure que les gens la traitent, elle s’éliminerait ou se bonifierait. En mettant les meilleurs et les plus rapides au début, c’est l’ensemble qui s’améliore.
Mais au départ, si les gens apprenaient à mieux présenter l’information, à utiliser les bons canaux, à inclure les bonnes personnes, etc., les organisations s’en porteraient mieux.
Wikis et outils de collaboration
Évidemment, ça peut être lourd – comme tout changement. Souvent, ça l’est parce qu’on essaie de tout faire avec un seul outil, alors que chacun à ses forces. Et ça demande une certaine rigueur parce que ce n’est pas « naturel ». Il faut penser « réponse à un besoin » plutôt que « utiliser un outil ».
Les wikis sont utiles pour concentrer, répertorier et bonifier l’information de type globale (meilleures pratiques, données préliminaires, …).
Les outils de collaboration comme BaseCamp sont utiles pour concentrer, répertorier et suivre l’information sur l’avancement d’un projet (tâches, statut, …).
Je ne crois pas que nous ayons à ce jour l’intégration parfaite de ces outils dans un tableau de bord centralisé.
Bonjour Mathieu,
Merci d'aborder ce sujet. En complément à ce qui est dit plus haut, j'ajouterais que quand on parle de lean, on ne peut pas éviter de parler de flux.
Je crois qu'il faut se rapporter au kanban: s'assurer de la capacité du récepteur à traiter l'information en "régime normal" est indispensable pour une circulation efficace du flux d'information, ce que ne fait pas le mail naturellement, mais ce que ne font pas non plus les outils collaboratifs.
Alors, l'entreprise 2.0 saura-t-elle installer les bonnes pratiques de "kanban immatériel" ?
Par rapport au « régime normal », c’est une chose. En période de crise, c’est carrément l’enfer. J’ai connu des projets où, pour reprendre le contrôle, il a fallu désigner un point d’entrée/sortie pour l’information.
Pour les néophytes, un kanban est un mot japonais qui signifie « signal », la majorité du temps visuel. Devons-nous matérialiser l’information ou changer nos façons de faire ?
Je ne peux pas dire si l’entreprise 2.0 pourra instaurer de bonne pratiques. En fait, est-ce que c’est à ce niveau ou tout simplement au niveau des gens qu’il faut travailler ?
Trop de questions pour un vendredi matin, mais je vais y penser et, qui sait, peut-être faire une suite à ce sujet.
Merci pour cette information interessante