Simplicité ou comment reprendre le contrôle de nos vies
J’ai participé à la fin octobre à une conférence intitulée Simplicité pour gestionnaire de projet. En fait, il s’agit d’une adaptation pour les gestionnaires de projet. Le contenu peut être utilisé par toute personne qui cherche à reprendre le contrôle de sa vie.
D’entrée de jeu, le conférencier Bill Jenson nous mentionne qu’il va nous montrer comment condenser 1 heure en 5 minutes. Le plus étonnant, c’est que ça fait du sens son affaire. Ça vous intéresse ?
La conférence est parsemée de plusieurs mini-ateliers nous permettant de briser la glace et de faire des contacts. Voici quelques éléments abordés :
Aha’s ? (Eurêka!)
Le premier atelier est une série de questions visant à réfléchir sur l’utilisation que l’on fait de notre temps. Pourquoi travaillons-nous aussi fort ? Son constat :
Technology inscrease the crap we receive. Be prepared, it will increase more and more.
Voici les 5 Aha’s :
- Il y a un maximum de 1440 minutes par jour
- Il y a trois façons de perdre du temps : communications internes, communications externes et réunions
- L’information double tous les 18 mois, mais on sent que c’est à tous les 3 mois.
- On perd 2 heures par jour en communication.
- Les nouvelles générations visent l’instantanéité.
Hors contexte, ça semble des évidences, mais il relie bien tous ces éléments ensemble.
L’angle adopté par Bill Jenson est de travailler à l’intérieur de ce que vous contrôlez. Il oriente les gens à faire de nouveaux choix. Il reprend d’ailleurs la « Not-to-do list » de Jim Collins, auteur de Good to Great.
Know, Feel, Do
Peu importe le sujet, chaque communication doit être préparée et contenir les éléments suivants :
Know : Qu’est-ce que je veux que les gens sachent, comprennent, apprennent ou questionnent ?
Feel : Comment est-ce que je veux que les gens se sentent ?
Do : Qu’est-ce que je veux que les gens fassent suite à ma communication ?
Il mentionne que c’est la façon que les gens écoutent. De mon côté, pour faire le lien avec la méthodologie 4-D, je changerais l’ordre : Feel, Know, Do.
Sa suggestion :
Cover their Know, Feel, Do in your first five minutes (for a meeting… five seconds for email) or accept that they’re already leaping to their own conclusion.
Vous pouvez effacer 75% de vos courriels sans répercussion
Évidemment, c’est une idée qui choque. Commencez par 25% si vous voulez. En fait, il résume ceci à propos des courriels :
- Le sujet doit être clair : nom du projet + spécifications par rapport au courriel
- L’information requise pour une action doit tenir dans un rectangle de 3 par 5 pouces
- Utiliser de 8 à 12 phrases courtes et des puces (bullets).
- Intégrer le Know, Feel, Do au travers
- Utiliser un style pyramide, en indiquant plus loin les informations qui pourraient être pertinentes
En fait, l’idée c’est d’aider les autres. Ce faisant, vous vous aider en même temps en devenant un meilleur communicateur et équipier.
Note : Si désiré, vous pouvez copier les items dans un dossier à part, au lieu d’effacer.
Des réunions de moins de 10 minutes
Bill Jenson mentionne qu’une réunion débute à l’invitation. Il suggère de toujours indiquer Tentatif lors de la réception. Une fois que vous obtenez l’ordre du jour, évaluez si vous devez réellement être présent.
On divise l’intervention en 2 périodes de 4 minutes : la première pour expliquer et la deuxième pour poser des questions et s’assurer que tout est bien compris. Nous avons fait l’exercice avec un projet réel et ça a été assez étonnant.
En conclusion
J’ai bien aimé le style du conférencier. Tellement que je participe présentement à son prochain livre « Hacking work » qui devrait paraître l’année prochaine. Nous sommes présentement en train d’essayer d’hacker le processus de publication :)
J’ai passé rapidement sur le contenu de la conférence. Est-ce que celle-ci et les outils proposés sont utiles ? C’est sans hésitation que je dis oui. J’ai déjà commencé à apporter des modifications et j’en vois les résultats.
Si vous voulez libérer du temps dans vos journées de fou, je dirais que c’est de loin la méthode à mettre en place pour le faire rapidement et simplement. Ensuite, si vous désirez plus que ça, Getting Things Done pourrait être intéressant. Mais au départ, je vous suggère de déterminer votre rôle et vos priorités dans la vie en lisant First Thing First.
Je termine avec une phrase de Bill Jenson :
You use other people’s life when you communicate with them and ask for things. Make sure it is valuable. You cannot change the company policies, but you can change this situation, the way you interact with people.
[...] This post was mentioned on Twitter by Mathieu Laferrière, Pierre Fraser. Pierre Fraser said: @mlaferriere Pourquoi avoir un spécialiste pour dire ça et payer pour l'entendre, alors que c'est l'évidence même ? http://bit.ly/8ZsHCm [...]
Comme je l’ai mentionné à Pierre Fraser sur Twitter:
Je crois qu’il faut parfois se rafraîchir la mémoire. Je rencontre tellement de gens qui ne passent pas à l’action…
Évidemment, 140 caractères est un peu court pour répondre. Pour l’instant, je jongle avec l’idée d’écrire un prochain article ou tout simplement un prochain commentaire, et ce, pour 2 raisons:
1- Je n’ai pas mis en oeuvre la méthode Simplicité dans mon article
2- Je n’ai peut-être pas mis assez de valeur dans l’article, notamment sur les raisons qui m’ont fait apprécier la conférence et incité au changement
Je vous tiens au courant.
4 mois plus tard, je peux vous affirmer que j’ai utilisé certains éléments tirés de Simplicité et j’en retire des bénéfices à tous les jours. Principalement au niveau de la gestion de mes courriels. Le conférencier revient ce mois-ci (29 avril 2010) et je serai en mesure de voir si des éléments peuvent ajouter de la valeur sur le premier billet.